En cette période de confinement, les articles traitant du sujet des outils de conférence/vidéo call foisonnent sur la toile, difficile de s’y retrouver.
Wagralim a voulu isoler 3 outils adaptés au monde professionnel et qui pourront vous être utiles après cette période particulière. Ils ont l’avantage de vous proposer une formule gratuite et c’est sur cette partie que nous nous attarderons. Il existe de nombreuses autres offres gratuites, mais l’usage intensif mondial des systèmes de conférence demande à ce que vous vous tourniez vers une solution robuste.
Ces dernières sont évidemment upgradable pour obtenir davantage de capacité.
Conférence call : quelle plateforme choisir ?
Les plateformes listées ci-dessous ont l’avantage de pouvoir être téléchargées directement et ne nécessitent pas l’assistance d’un tiers fournisseur pour leur installation :
- Cisco WEBEX : https://www.webex.com/downloads.html
- MS Teams : https://products.office.com/fr-be/microsoft-teams/group-chat-software/
- Circuit by Unify : https://www.circuit.com/
Une fois la plateforme choisie, voici quelques conseils sur la tenue d’une conf/video call en période de confinement.
8 conseils élémentaires pour réussir votre conférence call
1) Commencez par inviter chaque participant à l’avance, de préférence au travers d’une invitation calendrier de type Outlook. La plupart des outils permettent aujourd’hui d’ajouter des plugins à outlook (ou autre navigateur mail/calendrier) permettant de créer un meeting avec l’invitation directe à la conférence/video call.
Ceci permet de gagner un temps considérable dans la tenue d’une réunion et permet souvent à des externes ne disposant pas de votre outil de conférence de pouvoir y participer via un lien web, ne requérant aucune installation.
2) Limitez votre bande passante ou coupez vos téléchargements lors d’une réunion à distance. En effet, le fait de lancer un téléchargement d’un fichier volumineux risque d’empiéter sur la qualité de votre appel. Si ce n’est pas vous qui téléchargez, n’oubliez pas qu’en période de confinement, cela peut être votre adolescent resté à la maison ou netflix sur le pc de votre ami(e) qui occupe toute votre bande passante.
3) Nommez un timekeeper pour votre réunion. De nombreux outils disposent de cette possibilité. Donnez-lui les droits « administrateur » de la conférence. Une conférence call demande beaucoup plus d’attention et donc mobilise de l’énergie. L’administrateur pourra lui-même muter certains distraits qui auraient laissé leur micro allumé. Si vous voulez éviter une migraine à vos collaborateurs, veillez à préparer votre réunion au préalable afin que cette dernière ne s’éternise pas et garder un timing précis et défini à l’avance.
4) Floutez votre arrière-plan. De nombreux outils de conférence (MS Teams, Cisco Webex, Zoom etc.. ) permettent aujourd’hui d’éviter de voir la photo de belle-mamy accrochée au mur grâce à une option permettant de rendre flou votre arrière-plan ou encore la remplacer par une image de fond virtuelle.
5) Caméra allumée ! Encouragez chacun à allumer la caméra. Certains outils permettent d’être réellement nombreux à utiliser la caméra de manière simultanée (là où Microsoft Teams ne permet que 4 flux vidéos).
Cela permet de garder l’attention de chacun et d’éviter à un ou plusieurs participants d’être distrait par autre chose. Chacun étant conscient à notre époque de l’importance du non-verbal.
6) Avoir un bon micro est indispensable. C’est pour cette raison qu’il faut préférez l’usage d’un ordinateur pour participer à une réunion de groupe. Les smartphones sont utiles lorsqu’on est en déplacement mais ont souvent des difficultés à rendre un bon rendu sonore (sauf pour les hauts de gammes, mais tout le monde n’en dispose pas).
A ce sujet, évitez de placer le micro trop proche de votre bouche, les soufflements pouvant être très ennuyants pour vos collaborateurs. De même, n’oubliez pas qu’un micro capte tous les sons environnants. SI vous tapotez sur votre clavier pendant la conférence, cela s’entendra et pourra gêner la réunion. Et n’oubliez pas, on mute son micro dans une conférence call de groupe quand on a pas la parole ! Surtout en ces périodes de confinement où le fond sonore pourrait vous mettre mal à l’aise vous et les participants.
7) Limitez la diffusion de votre écran. On a vite tendance à vouloir partager tout son bureau lorsqu’on veut présenter un powerpoint ou un autre support de présentation. La plupart des outils de conférence permettent de choisir l’application que l’on veut partager et ne diffuse que cela.
Cela vous permet donc de pouvoir switcher entre votre présentation et une recherche éventuelle dans votre boite mail sans que le contenu ne soit vu par les participants. Cela permet aussi de ne pas montrer d’éventuels « popups » privés qui pourrait apparaître aux yeux de tous.
8) Limitez le nombre de participants. Cela doit être la première règle d’une conférence à plusieurs. Soyez concis dans votre organisation. Un tour de table en conférence call peut paraître interminable pour l’assemblée s’il y a trop de monde et un débat à plusieurs peut s’avérer improductif car les nuances verbales deviennent imperceptibles. Si un retardataire vous rejoint, ne faites pas un résumé de la réunion uniquement pour lui. Préférez démarrer votre réunion 5 minutes après l’heure officielle pour laisser le temps à chacun de rejoindre.
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Notre Manager Industrie 4.0 Gaëtan Thoron peut vous conseiller davantage et vous orienter si votre entreprise connaît des difficultés dans la gestion d'outils de télécommunication.
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